Jak założyć własną działalność gospodarczą?

W świetle polskiego prawa, poprzez działalność gospodarczą rozumie się zarobkową działalność wytwórczą, handlową, usługową oraz poszukiwanie, rozpoznanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodową, wykonywaną w sposób zorganizowany i ciągły.

Póki co, tyle z definicji. Niezależnie od tego jaką profesję wybierzesz, musisz przebrnąć jeszcze przez cały proces założenia działalności. Ten z kolei podzielić można na kilka etapów.

Forma prawna działalności gospodarczej na Twoją miarę

Przed Tobą konieczność podjęcia pierwszej ważnej decyzji – wybór formy prawnej Twojej działalności. Nie śpiesz się, przemyśl wszystko na spokojnie. Forma prawna determinuje bowiem wiele istotnych kwestii, w tym koszty rejestracji i prowadzenia działalności, wysokość podatków czy zakres odpowiedzialności za zobowiązania podmiotu.

Poniżej znajdziesz opisy poszczególnych form prawnych działalności gospodarczej, które z pewności pomogą Ci wybrać najlepszą dla Ciebie pozycję startową.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

To najprostszy sposób na rozpoczęcie własnego biznesu. W porównaniu z pozostałymi formami działalności, łatwo ją założyć i stosunkowo łatwo utrzymać. Załatwienie formalności związanych z bezpłatną rejestracją firmy zajmuje jeden dzień. Wystarczy złożyć odpowiedni wniosek za pośrednictwem witryny Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), a informacja o utworzeniu przez Ciebie nowej działalności gospodarczej, automatycznie trafi do systemów:

  • Urzędu Skarbowego;
  • ZUS lub KRUS;
  • oraz Głównego Urzędu Statystycznego.

Firmy jednoosobowe rozliczane są zazwyczaj w oparciu o zasady ogólne według skali podatkowej 18% i 32% lub podatek liniowy 19%.

Plusy Minusy
  • brak konieczności posiadania kapitału zakładowego;
  • możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej (o ile Twoje obroty zamykają się w granicy
    1 200 000 euro);
  • szerszy wachlarz dotacji unijnych oraz dofinansowań m.in. z Urzędu Pracy;
  • możliwość korzystania z szeregu ulg, np. preferencyjnych składek na ubezpieczenie społeczne przez pierwsze 2 lata prowadzenia działalności gospodarczej.
  • pełna odpowiedzialność majątkowa za zobowiązania firmy;
  • jednoosobowa działalność gospodarcza funkcjonuje w obrocie gospodarczym pod firmą (imię i nazwisko) – nazwa ta nie podlega zbyciu.

Jednoosobowa działalność gospodarcza to idealne rozwiązanie dla osób, które chcą rozkręcić małe przedsiębiorstwo własnościowe, w sektorze o niskim ryzyku finansowym. Jeśli jednak planujesz podbijać rynek w towarzystwie wspólnika i/lub liczysz się z ewentualnością poniesienia większych strat finansowych, korzystniejszym rozwiązaniem będzie jedna z poniżej opisanych opcji.

Spółka cywilna

To najbardziej popularna forma spółki wśród osób, które stawiają pierwsze kroki w biznesie. Spółka cywilna nie podlega rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym, wymagany jest natomiast wpis do CEIDG. Mogą ją założyć co najmniej 2 osoby fizyczne lub prawne, na podstawie pisemnej umowy między wspólnikami (brak konieczności obecności notariusza).

Plusy Minusy
  • niskie koszty założenia i utrzymania spółki;
  • brak konieczności posiadania kapitału;
  • odpowiedzialność za spółkę solidarnie spoczywa na wszystkich wspólnikach;
  • za zobowiązania spółki, majątkiem wspólnym, jak i osobistym, odpowiadają bez ograniczeń wszyscy wspólnicy;
  • wkład wspólników w spółkę może przybierać dowolną formę (materialną lub nie-).
  • spółka cywilna to spółka tak naprawdę tylko z nazwy – twór nie posiada osobowości i zdolności prawej;
  • spółka ta nie jest przedsiębiorstwem, natomiast przedsiębiorcą jest każdy ze wspólników;
  • brak precyzyjnych regulacji prawnych dotyczących działalności spółki cywilnej;
  • odpowiedzialność za spółkę rozciąga się na majątek osobisty wspólników.

Nazwa spółki cywilnej obowiązkowo winna zawierać imiona (lub pierwsze litery imion) oraz nazwiska wszystkich wspólników, z dopiskiem na temat prawnej formy działalności – w formie pełnej lub skróconej (s.c.). Kwestią indywidualną jest natomiast zamieszczanie w nazwie informacji dotyczących profilu działalności czy miejsca jej prowadzenia.

W zgodzie z Kodeksem Cywilnym, istnieje kilka przesłanek, na podstawie których spółka cywilna ulega rozwiązaniu. Wśród nich wymienia się m.in.:

  • ogłoszenie upadłości przez wspólnika;
  • śmierć wspólnika;
  • jednogłośną uchwałę ws. zakończenia działalności spółki;
  • czy też prawomocne orzeczenie sądu dotyczące rozwiązania spółki.

Spółki prawa handlowego

W obecnym stanie prawnym istnieje zasadniczy podział spółek na osobowe i kapitałowe.

Spółki osobowe

Spółki osobowe uznaje się za t.zw. „ułomne osoby prawne” – nie mają one osobowości prawnej, jednakże posiadają zdolność do czynności prawnych oraz zdolność sądową. W praktyce oznacza to tyle, że spółka osobowa w imieniu własnym może nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Solidarną odpowiedzialność za zobowiązania spółki ponoszą wszyscy wspólnicy, bez ograniczeń całym majątkiem wspólnym i indywidualnym.

Wśród spółek osobowych wymienia się:

  • spółkę jawną,
  • spółkę partnerską,
  • spółkę komandytową
  • oraz spółkę komandytowo-akcyjną.

Spółka jawna

Umowa spółki jawnej zawierana jest na piśmie pod rygorem nieważności. W nazwie spółki, obligatoryjnie musi znaleźć się nazwisko lub firma przynajmniej jednego ze wspólników, wraz z dodatkowym oznaczeniem „spółka jawna”. Warunkiem konieczny jest rejestracja spółki w KRS, której łączny koszt wynosi 600zł (opłata sądowa 500zł + ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym 100zł).

Spółkę jawną tworzy zazwyczaj kilku wspólników, darzących się wzajemnym zaufaniem. Każdy z nich ma prawo do reprezentowania spółki, jak również prawo i obowiązek prowadzenia jej spraw. Istnieje również możliwość powierzenia spraw spółki pod zarząd jednego lub kilku wybranych wspólników, na podstawie uchwały.
Poszczególni wspólnicy zobowiązani są do odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych, co oznacza, że podatnikami są właśnie oni, a nie spółka sama w sobie.

Wśród możliwych sposobów rozliczania spółki jawnej wymienia się:

  • książkę przychodów i rozchodów,
  • ryczałt ewidencjonowany,
  • kartę podatkową
  • oraz pełną księgowość.

Szczegółowe regulacje dotyczące spółki jawnej znajdują się w art. 22-85 Kodeksu Spółek Handlowych.

Spółka partnerska

Spółkę partnerską mogą zawiązać co najmniej 2 osoby fizyczne, w celu wykonywania wolnego zawodu, czyli m.in. lekarze, architekci, aptekarze czy doradcy inwestycyjni. Podobnie jak w przypadku spółki jawnej i tu konieczna jest rejestracja spółki w KRS, opiewająca na kwotę 600zł.

Nazwa spółki partnerskiej powinna zawierać nazwisko co najmniej jednego partnera, dopisek „i partner/partnerzy” lub „spółka partnerska” oraz określenie wolnego zawodu, wykonywanego w ramach spółki.

Partner w spółce ponosi jedynie odpowiedzialność indywidualną, co oznacza, że wspólnik nie odpowiada za zobowiązania spółki powstałe w wyniku działalności pozostałych partnerów, jak również na wskutek działań lub zaniedbań pracowników bezpośrednio im podległych.

Każdy ze wspólników ma prawo do samodzielnego reprezentowania spółki.

Szczegółowe regulacje dotyczące spółki partnerskiej znajdują się w art. 86-101 Kodeksu Spółek Handlowych.

Spółka komandytowa

Spółka komandytowa to rozwiązanie odpowiednie dla podmiotów o zróżnicowanym kapitale, który umożliwia im zgodne z ustawą kształtowanie odpowiedzialności. Komplementariusz to wspólnik, który reprezentuje spółkę i za jej zobowiązania odpowiada bez ograniczeń. Komandytariusz z kolei ponosi jedynie ograniczoną odpowiedzialność.

Umowa spółki komandytowej powinna być zawarta w formie aktu notarialnego. Dopiero po jego sporządzeniu możliwa jest rejestracja w KRS.

Nazwa spółki powinna zawierać nazwisko lub firmę jednego bądź kilku komplementariuszy, wraz z dopiskiem „spółka komandytowa”. Nazwisko komandytariusza nie może być zamieszczone w nazwie spółki. W przeciwnym razie, jego odpowiedzialność wobec osób trzecich, będzie taka sama jak u komplementariusza.

W przypadku spółki komandytowej koniecznym jest prowadzenie pełnej księgowości.

Szczegółowe regulacje dotyczące spółki komandytowej znajdują się w art. 102-124 Kodeksu Spółek Handlowych.

Spółka komandytowo-akcyjna

Jak sama nazwa wskazuje, powyższa forma prawna łączy w sobie specyfikę spółek komandytowej i akcyjnej. W praktyce oznacza to, że co najmniej jeden ze wspólników (komplementariusz) bez ograniczeń odpowiada za zobowiązania spółki wobec wierzycieli i co najmniej jeden ze wspólników jest akcjonariuszem.

Spółka powstaje poprzez podpisanie statutu w formie aktu notarialnego (przynajmniej przez wszystkich komplementariuszy) oraz wpis do KRS. W przypadku spółki komandytowo-akcyjnej pojawia się również kryterium minimalnego kapitału zakładowego w wysokości 50.000zł.

Nazwa spółki powinna zawierać nazwiska jednego lub kilku komplementariuszy wraz z dopiskiem „spółka komandytowo-akcyjna”.

Każdy z komplementariuszy ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki. Możliwy jest również podział kompetencji i przekazanie ich części walnemu zgromadzeniu lub radzie nadzorczej. Powołanie rady nadzorczej jest obligatoryjne, w przypadku gdy liczba akcjonariuszy wynosi ponad 25 osób.

W przypadku tej formy działalności możliwym jest emisja akcji, mająca na celu pozyskanie dodatkowego kapitału.

Spółka komandytowo-akcyjna zobowiązana jest prawnie do prowadzenia pełnej księgowości.

Szczegółowe regulacje dotyczące spółki komandytowo-akcyjnej znajdują się w art. 125-150 Kodeksu Spółek Handlowych.

Spółki kapitałowe

W odróżnieniu od spółek osobowych, spółki kapitałowe posiadają osobowość prawną, kapitał zakładowy oraz majątek spółki. Za swoje zobowiązania spółka odpowiada całym swoim majątkiem, z odpowiedzialności zwolnieni są natomiast poszczególni wspólnicy. W spółkach kapitałowych funkcjonuje rozdział sfery własności od sfery zarządzania, zagwarantowany poprzez utworzenie organów spółki.

Wśród spółek kapitałowych wyróżnia się:

  • spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością
  • oraz spółkę akcyjną.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z o.o. może być utworzona przez jedną lub więcej osób, za wyjątkiem innej jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spisanie umowy spółki w formie aktu notarialnego sprawia, że twór funkcjonuje jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji. Od tego momentu zarząd spółki ma 6 miesięcy na dokonanie wpisu do KRS – dopiero wtedy spółka nabywa pełną osobowość prawną.

Minimalny kapitał zakładowy powinien wynosić co najmniej 5.000zł, a nominalna wartość udziału nie może być niższa niż 50zł.

Nie istnieją żadne wytyczne co do nazwy spółki, poza koniecznością oznaczenia jej jako „spółki z ograniczoną odpowiedzialnością”.

W zgodzie z zasadą równości, jeśli ustawa lub umowa spółki nie stanowią inaczej, wspólnicy mają równe prawa i obowiązki w spółce. Reprezentację spółki z o.o. sprawuje pełnomocnik lub zarząd, powołany jednomyślnie przez wspólników.

Przy tej formie działalności prawnej, wymaganym jest prowadzenie pełnej księgowości. Biorąc pod uwagę mnogość wymagań prawnych i finansowych, korzystają z niej przede wszystkim średnie i duże przedsiębiorstwa.

Szczegółowe regulacje dotyczące spółki z ograniczoną odpowiedzialnością znajdują się w art. 151-300 Kodeksu Spółek Handlowych.

Spółka akcyjna

Podobnie jak spółka z o.o. może zostać zawiązania przez jedną lub więcej osób, wykluczając jedynie jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Statut spółki powinien być spisany w formie aktu notarialnego, natomiast osoby podpisujące dokument, uznaje się za założycieli spółki. Do czasu rejestracji w KRS, funkcjonuje jako spółka w organizacji.

Najmniejsza kwota kapitału zakładowego, spełniająca kryteria prawne, wynosi 100.000zł. Kapitał ten dzieli się na akcje o równej wartości nominalnej, nie niższej niż 1gr. Można go pozyskać, działając na giełdzie papierów wartościowych, jak również emitując obligacje.

Za funkcjonowanie spółki akcyjnej odpowiadają trzy główne organy:

  • zarząd,
  • walne zgromadzenie
  • i rada nadzorcza.

Odnośnie nazwy, jedynym wymaganiem ustawowym, jest umieszczenie dopisku „spółka akcyjna”.

Spółka akcyjna uznawana jest za najbardziej złożoną formę działalności. Ze względu na liczne zawiłości z zakresu prawa i podatków, konieczną jest stała współpraca z prawnikami i księgowymi. Usługi te generują dodatkowe koszty. Do tego dochodzi jeszcze wysoki początkowy kapitał spółki. Nic więc dziwnego, że na tę formę decydują się przede wszystkim duże przedsiębiorstwa i korporacje.

Szczegółowe regulacje dotyczące spółki z ograniczoną odpowiedzialnością znajdują się w art. 301-490 Kodeksu Spółek Handlowych.

Możliwe formy opodatkowania działalności gospodarczej

Kiedy już wybrałeś najlepszą dla Twojej działalności formę prawną, nadszedł czas na kolejny etap. Tym razem pod lupę weźmiemy możliwe sposoby rozliczania się z fiskusem. W tym przypadku Twoja decyzja zależna jest od kilku zmiennych:

  • rodzaju prowadzonej działalności;
  • prognozowanej wysokości przychodów;
  • chęci korzystania z ulg podatkowych;
  • jak również opcji wspólnego ze współmałżonkiem rozliczania się z Urzędem Skarbowym.

W większości przypadków, podstawę opodatkowania stanowi dochód:

DOCHÓD = przychód – koszty jego uzyskania

W Polsce wyróżniamy 4 główne rodzaje podatków dochodowych:

  • PIT (ang. Personal Income Tax) – od osób fizycznych;
  • CIT (ang. Corporate Income Tax) – od osób prawnych;
  • RPE – ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, przeznaczony dla osób fizycznych i wybranych osób prawnych;
  • Karta Podatkowa – dla osób fizycznych lub spółek cywilnych.

PIT

Podatek uiszczany jest w trakcie całego roku, w formie miesięcznych lub kwartalnych zaliczek, płatnych do 20-tego dnia każdego miesiąca.

Ponadto, na płatniku spoczywa także obowiązek złożenia deklaracji podatkowej o wysokości osiągniętego w danym roku podatkowym dochodu. Termin składania zeznania upływa z dniem 30. kwietnia roku kolejnego. Na jego podstawie wyliczany jest tzw. ostateczny dług wobec Urzędu Skarbowego. Jeśli wpłacone przez nas zaliczki są wyższe niż rzeczywista wartość podatku – należy nam się zwrot. Jeśli jednak sytuacja jest odwrotna i to kwota należnego podatku przekracza uregulowana przez nas zaliczki – koniecznym będzie dopłata odpowiedniej kwoty do fiskusa.

PIT na zasadach ogólnych

Kwotę dochodów osiągniętych z tytułu prowadzonej działalności sumujesz wraz z pozostałymi dochodami osiągniętymi w ciągu roku (o ile takie posiadasz). Następnie, od wyliczonej wartości, odejmujesz wszystkie dostępne dla Ciebie ulgi od dochodu i od podatku.

Jeśli wyliczona kwota mieści się w przedziale do 85.528 zł, obowiązuje Cię 18% stawka podatku. W przypadku, gdy osiągnięte przez Ciebie dochody będą wyższe niż kwota graniczna, Twój podatek to 15.395,04 zł (czyli 18% z 85.528zł) plus dodatkowe 32% od nadwyżki.

Przykład:

Dochód roczny: 94.224zł
Podatek: 18% * 94.224zł + 32% * (94.224zł – 85.528zł) = 15.395,04zł + 2.782,72zł = 18.177,76 zł

Opodatkowaniu nie podlega dochód roczny mniejszy niż 6.600 zł.

Z opłat zwolnione są także podmioty, które w danym roku podatkowym poniosły stratę (wydatki były wyższe niż osiągnięte dochody). W takiej sytuacji podatnikowi przysługuje również możliwość odliczenia tych strat od dochodów osiągniętych w kolejnych latach.

PIT liniowy

Stała stawka podatkowa 19%, niezależna od wysokości osiągniętych dochodów. Wariant warty przemyślenia w sytuacji, gdy Twoje dochody przekraczają próg 85.528 zł. Korzystając jednak z tej opcji opodatkowania, musisz liczyć się z brakiem:

  • prawa do ulg podatkowych;
  • oraz możliwości rozliczania się ze współmałżonkiem lub samotnie wychowywanym dzieckiem.

Poza tym, liniowej stawce 19% podlega jedynie dochód osiągnięty z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Nie można zsumować go z innymi dochodami z danego roku podatkowego.

CIT

Podatek przeznaczony dla spółek kapitałowych – spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i spółek akcyjnych.

Opodatkowaniu podlegają tylko i wyłącznie dochody firmy. Deklaracja podatkowa składana jest w jej imieniu, jako samodzielnie funkcjonującej osoby prawnej.

W Polsce obowiązują 2 stawki podatku CIT:

  • 15% – dla firm, których roczny przychód ze sprzedaży nie przekroczył 1,2 mln euro, jak również dla przedsiębiorstw, które w danym roku podatkowym dopiero rozpoczęły działalność i jest to ich pierwsze zeznanie podatkowe;
  • 19% – dla pozostałych.

Spółki kapitałowe, w przeciwieństwie do spółek osobowych, podlegają tzw. „podwójnemu opodatkowaniu”. Oznacza to, że oprócz stawki podstawowej 15% lub 19% od osób prawnych, opodatkowaniu podlega także zysk dzielony na wspólników – płatny według stawki podatku dochodowego od osób fizycznych.

RPE

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych powszechnie uważany jest za tzw. uproszczoną formę opodatkowania. Przeznaczona jest ona dla osób fizycznych osiągających dochody z działalności pozarolniczej, w tym także, gdy działalność prowadzona jest w formie spółki cywilnej osób fizycznych oraz spółki jawnej osób fizycznych.

Opodatkowanie RPE mogą wybrać podmioty, które dopiero rozpoczynają swoją działalność lub te już dłużej istniejące, pod warunkiem, że ich dochody w ubiegłym roku podatkowym nie przekroczyły 644.640 zł (dopuszczalna kwota za rok podatkowy 2016).

Podstawą do naliczania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jest przychód, w przeciwieństwie do PITu i CITu, gdzie za kwotę bazową uznawany jest dochód.

W zależności od rodzaju wykonywanej działalności, podlega się innym stawką RPE:

Stawka Dla kogo?
(przykłady)
20%
  • wolne zawody;
  • z umów najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy i umów o podobnym charakterze o wartości powyżej 4.000 euro;
17%
  • pośrednictwo w handlu hurtowym;
  • wynajem samochodów;
  • pozyskiwanie personelu;
8,5%
  • z działalności usługowej, w tym od przychodów z działalności gastronomicznej w zakresie sprzedaży napojów o zawartości alkoholu powyżej 1,5%;
  • z umów najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy i umów o podobnym charakterze o wartości do 4.000 euro;
5,5%
  • z działalności wytwórczej;
  • z robót budowlanych;
3%
  • z działalności usługowej w zakresie handlu oraz z działalności gastronomicznej, z wyjątkiem przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości powyżej 1,5% alkoholu;
  • z działalności rybaków morskich i zalewowych w zakresie sprzedaży ryb i innych surowców z własnych połowów, za wyjątkami określonymi w ustawie;
2%
  • od przychodów ze sprzedaży przetworzonych w sposób inny niż przemysłowy produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy, hodowli lub chowu, za wyjątkami określonymi w ustawie.

Zakres profesji szczegółowo opisany jest w ustawie ryczałtowej.

Karta podatkowa

Uznawana jest powszechnie za najprostszą formę rozliczania podatku. Następuje na wniosek podatnika na formularzu PIT-16, którego działalność prowadzona jest w granicach Polski.

W przypadku karty podatkowej obowiązek prowadzenia dokumentacji jest zredukowany do niezbędnego minimum. Podatnik zwolniony jest m.in. z prowadzenia ksiąg, składania deklaracji podatkowych oraz wpłacania miesięcznych/kwartalnych składek na podatek dochodowy.

Kwotę podatku na cały rok z góry ustala naczelnik właściwego dla podmiotu Urzędu Skarbowego, bazując na informacjach dotyczących:

  • rodzaju i zakresu działalności,
  • liczby zatrudnionych pracowników,
  • liczby mieszkańców miejscowości, gdzie prowadzona jest działalność.

Rozliczanie się na podstawie karty podatkowej niesie ze sobą pewne ograniczenia. Wśród nich m.in.:

  • brak możliwości korzystania z usług innych przedsiębiorstw
  • oraz niemożność zatrudniania pracowników na umowę inną, niż umowa o pracę.

Profile działalności, które mogą korzystać z karty podatkowej, szczegółowo opisane są w ustawie.

Zajmuję się… – czyli profil działalności PKD

Twój kolejny obowiązek – określnie specyfiki usług świadczonych w ramach Twojej działalności.

W zgodzie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 2007 roku, Polską Klasyfikację Działalności (PKD) wprowadza się do stosowania w:

  • statystyce,
  • ewidencji i dokumentacji,
  • rachunkowości,
  • w urzędowych rejestrach
  • i systemach informacyjnych administracji publicznej.

PKD wykorzystywane jest także na potrzeby rejestru REGON, w celu klasyfikacji podmiotów gospodarczych.

Klasyfikacja PKD

Obecnie funkcjonuje ok. 400 różnych kodów PKD. Zgrupowane są one w 21 sekcji, spośród których wyróżnić można aż 99 działów, niejednokrotnie podzielonych na jeszcze bardziej precyzyjne podgrupy.

Pełną i najbardziej aktualną klasyfikację kodów, wraz z wyszukiwarką i poszerzonym opisem każdego z nich, znajdziesz na stronie Głównego Urzędu Statystycznego.

Po co mi kod PKD?

Przede wszystkim jest to Twój ustawowy obowiązek. Choć z pozoru może wydać Ci się błahy, nie powinieneś go bagatelizować. Prawidłowe określenie profilu Twojej działalności i wybór odpowiednich kodów PKD, to bardzo istotna kwestia.

Po pierwsze, kody PKD bardzo często brane są pod uwagę w przypadku przyznawania dofinansowań. Wiele projektów skierowanych jest bezpośrednio do firm z konkretnego sektora. Sytuacja ma się podobnie, jeśli chodzi o przetargi. Chcąc wziąć w nich udział, niejednokrotnie najpierw musisz wykazać, że rzeczywiście działasz w konkretnej branży.

Po drugie, z nieprawidłowym przypisaniem kodów PKD wiąże się ryzyko kar. Nie możesz bowiem wystawiać faktur na działalność, której nie zadeklarowałeś w swoim profilu PKD. Jeśli to zrobisz, musisz liczyć się z tym, że Twój czyn zostanie uznany za odmowę wykonania obowiązku statystycznego. Wykryty przez Urząd Skarbowy, najprawdopodobniej będzie zgłoszony do sądu karnego. Potem tylko czekać na grzywnę, a ta sięgać może nawet 5.000 zł. Podobne kary stosowane są w przypadku braku aktualizacji kodów PKD, po rozszerzeniu działalności lub przebranżowieniu firmy.

Kod PKD najlepszy dla Ciebie

Co do zasady, wypełniając formularz CEIDG-1 o kody PKD, w pierwszej kolejności podajesz symbol dla działalności dominującej w Twojej firmie. Określa się ją na 2 sposoby:

  • wedle procentowego udziału konkretnej działalności Twojej firmie w całościowej wartości przychodów ze sprzedaży;
  • lub bazując na danych ilościowych, dotyczących przeważającej liczby pracowników, zajmujących się daną działalnością w ramach Twojej firmy.

Podczas wypełniania wniosku, system sam zaproponuje Ci kilka opcji kodów do wyboru.

Jeśli mimo mnogości kodów uznasz, że żaden z nich nie pasuje do profilu Twojej firmy, wybierz te, które są możliwie najbardziej do niego zbliżone.

Gdybyś jednak nadal miał wątpliwości, co do zasadności użycia poszczególnych kodów PKD, istnieje jeszcze jedna opcja – Ośrodek Klasyfikacji i Nomenklatur Urzędu Statystycznego w Łodzi. Instytucja zajmuje się tzw. interpretacją indywidualną. Osobiście, pocztą tradycyjną, elektroniczną lub faksem składasz do niej pisemny wniosek o nadanie odpowiednich kodów PKD. Nie istnieje żaden formalny wzór wniosku. Powinien być to zatem szczegółowy opis Twojej opis działalności, poświadczony Twoim czytelnym podpisem. Usługa jest odpłatna, a jej koszt zależny od liczby nadanych symboli PKD.

Rzetelna księgowość

Nadszedł czas na to, co już nie raz zniechęciło początkujących przedsiębiorców do prowadzenia własnego biznesu – papierologia. Jednak nie taki diabeł straszny, jak go malują.

Rzeczywiście, zakładając własną działalność gospodarczą musisz liczyć się z koniecznością prowadzenia księgowości. Jest to przede wszystkim gromadzenie rzetelnej dokumentacji dotyczącej:

  • przychodów i kosztów działalności,
  • pensji zatrudnionych pracowników,
  • a także rozliczeń podatkowych z państwem.

Dla osób, które nigdy wcześniej nie miały styczności z księgowością, prowadzenie ewidencji firmy, będzie nie lada wyzwaniem. Jednak dla wykształconych w tym zakresie profesjonalistów, to chleb powszedni.

Pamiętaj!

Decyzję dotyczą sposobu prowadzenia księgowości musisz podjąć jeszcze przed rejestracją działalności. We wniosku rejestracyjnym obligatoryjnym jest bowiem podanie miejsca przechowywania dokumentacji firmowej.

Poniżej znajdziesz opis możliwych opcji prowadzenia dokumentacji firmy.

Stacjonarne biuro księgowe

Jak wygląda współpraca?

Współpraca z tradycyjnym biurem rachunkowym przebiega zazwyczaj w następujący sposób:

  1. Do ustalonego wcześniej konkretnego dnia każdego miesiąca, przedsiębiorca zobowiązany jest dostarczyć do biura odpowiedni zestaw dokumentów, w tym przede wszystkim faktury i dokumenty sprzedażowe.
  2. Następnie biuro zajmuje się odpowiednim opracowaniem dokumentów. Wylicza także wysokość należnego dla państwa podatku.
  3. Jeśli biuro posiada podpis elektroniczny, korzystając z systemu e-deklaracji, może w Twoim imieniu złożyć elektroniczną deklarację podatkową. W przypadku, gdy takim podpisem nie dysponuje, może reprezentować Cię przed Urzędem Skarbowym w tradycyjny sposób. Wszystko zależy od Waszych indywidualnych ustaleń.

Czym kierować się przy wyborze biura rachunkowego?

Istnieje szereg wytycznych, które powinno spełniać dobre biuro rachunkowe. Wśród najbardziej istotnych wymienia się:

  • obowiązkowy certyfikat księgowy i ubezpieczenie OC:
    w zgodzie z ustawą o rachunkowości, do prowadzenia biura koniecznym jest posiadanie Certyfikatu Kwalifikacyjnego. Poświadcza on kompetencje niezbędne do wykonywania zawodu księgowego. Warto zwrócić uwagę na datę wystawienia świadectwa. Można domniemywać bowiem, że im bardziej odległa w czasie, tym bogatsze doświadczenia pracownika biura.
    Odnośnie ubezpieczenia OC – daje ono klientom biura swego rodzaju poczucie bezpieczeństwa. W razie, gdyby księgowi popełnili błąd w prowadzeniu dokumentacji, przedsiębiorstwo może domagać się odpowiedniego odszkodowania. Stąd godnym uwagi jest potwierdzenie istnienia takiej polisy – jej terminu ważności i kwoty ubezpieczenia.
  • fakultatywne certyfikaty rzetelności:
    jak sama nazwa wskazuje – nie są one przez prawo wymagane, jednak niewątpliwie wpływają na potwierdzenie rzetelności biura. Decydując się na wybór konkretnej jednostki, warto sprawdzić ją w spisie Centrum Informacji Księgowej. Trafiają tam jedynie biura z nienaganną opinią, bez zadłużeń, spełniające wszystkie obligatoryjne kryteria dotyczące prowadzenia księgowości.
  • kontakt biura z klientem:
    czyli m.in. to w jaki sposób będzie następowała między Wami wymiana dokumentów oraz godziny pracy w jakich dostępni są konsultanci.
  • oferta i cennik biura:
    przed podpisaniem umowy współpracy koniecznie zapoznaj się z zakresem oferowanych przez biuro usług, jak również ustal stopień, w jakim będzie Cię ono reprezentować przed Urzędem Skarbowym i ZUSem. Istotnym jest także przeanalizowanie całościowych kosztów rocznych. Wiele z biur stosuje sprytny sposób podawania niskich cen za pojedyncze usługi. Kiedy jednak dodasz dwa do dwóch, okazuje się, że finalny kosztorys nie jest już tak kolorowy i znacznie przekracza pierwotnie zakładany budżet.
  • doświadczenie biura:
    liczba klientów znajdujących się pod opieką biura, daje wiele do myślenia. Zdawałoby się: im więcej klientów, tym lepiej. Niekoniecznie. Wielokrotnie zdarza się, że jakość obsługi w dużych biurach rachunkowych pozostawia wiele do życzenia. Klient staje się anonimowy, odpowiedzialność za prowadzone w jego imieniu sprawy rozmywa się. Z kolei mniejsze biura słyną z lepszego kontaktu z klientem, indywidualnego podejścia i umiejętności dopasowania się do niestandardowych sytuacji.

Jeśli chodzi o doświadczenie samych księgowych, wykaz osób wraz z informacją o dacie zdobycia uprawnień, można znaleźć na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.

Koszty biura księgowego

Całkowite koszty korzystania z usług biura rachunkowego są zależne od:

  • rodzaju prowadzonej ewidencji,
  • liczby zatrudnianych pracowników,
  • jak również ilości dostarczonej dokumentacji.

Nie bez znaczenia są także: zakres reprezentacji przed urzędami, godziny dostępności dla zleceniodawcy czy prestiż i doświadczenie biura.

Stawki za prowadzenie księgi przychodów i rozchodów rozpoczynają się już od 100 zł, a z dodatkową opcją rozliczania podatku od 150 zł.

Własny księgowy

To bardzo wygodne rozwiązanie. Prowadzeniem księgowości zajmuje się konkretny pracownik, znasz jego kwalifikacje, bo przechodził proces rekrutacyjny w Twojej firmie. Dokumenty zawsze masz pod ręką, a i w razie potrzeby, o wiele łatwiejszy niż w przypadku biura, bezpośredni kontakt z księgowym.

Zatrudniając księgowego, musisz jednak liczyć się z kosztami. Jest to dodatkowy pracownik, któremu musisz wypłacić wynagrodzenie i odprowadzić do urzędów należne za niego składki.

W związku z tym, na opcję własnego księgowego, mogą pokusić się jedynie duże firmy z odpowiednimi zasobami finansowymi. Małe i średnie przedsiębiorstwa preferują jednak tańsze opcje prowadzenia księgowości.

Księgowość on-line

Aktualnie najbardziej popularne rozwiązanie, zwłaszcza w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Na korzyść księgowości internetowej przemawiają liczne argumenty:

  • niski koszt – jest zdecydowanie tańsza niż księgowość tradycyjna;
  • bezpieczeństwo przechowywania danych – aplikacje księgowości on-line posiadają Certyfikat Bezpieczeństwa SSL; poza tym archiwizowane na bieżąco dane, można bardzo łatwo odzyskać w przypadku ich utraty lub zniszczenia w wersji papierowej;
  • wygoda – dane Twoje i pracowników wprowadzasz tylko raz, pracujesz w dowolnym miejscu i czasie (aplikacje dostępne są 24 godziny na dobę z każdego komputera lub urządzenia mobilnego, posiadającego dostęp do Internetu, bez żadnych dodatkowych wymagań co do parametrów sprzętu lub oprogramowania);
  • funkcjonalność – na podstawie wprowadzonych danych, program sam wypełnia m.in. deklaracje podatkowe, rejestry VAT, ZUS DRA i wiele innych; ponadto posiada liczne udogodnienia księgowe, w tym wystawianie faktur, prowadzenie modułu pracowniczego, czy ewidencji Księgi Przychodów i Rozchodów;
  • kontakt z profesjonalnym konsultantem – księgowi on-line są do Twojej dyspozycji na czacie, działającym od samego rana, do późnych godzin nocnych – w przeciwieństwie do standardowego czasu pracy tradycyjnego biura rachunkowego 8-16 lub 9-17.

Biorąc pod uwagę szeroki wachlarz możliwości księgowości on-line i niski koszt abonamentu (średnio jest to wydatek rzędu 35zł za miesiąc), nie ma nic dziwnego w tym, że cieszy się ono tak dużą popularnością.

Wniosek CEIDG – start działalności

Najwyższy czas na złożenie wniosku.

W pierwszej części tego artykułu poznałeś możliwe formy prawne działalności gospodarczej. Jak pewnie zauważyłeś, w przypadku spółek prawa handlowego, konieczną jest rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jest to procedura płatna, nieco bardziej skomplikowana, a czasem nawet wymagająca wsparcia ze strony wykwalifikowanych prawników.

Stąd też, w etapie 5. omówimy proces rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej oraz spółki cywilnej – bardziej popularnych form prawnych, podlegających jednocześnie prostszym wymogom formalnym i bezpłatnej rejestracji.

Wniosek CEIDG-1

Formularz ten używany jest w przypadku:

  • zakładania nowej działalności,
  • zmiany wpisu do ewidencji;
  • zawieszenia/wznowienia/zaprzestania działalności gospodarczej.

W przypadku ubiegania się o wpis dla nowej działalności, złożenie wniosku CEIDG-1 jest równoznaczne z wystąpieniem o numer REGON, zgłoszeniem identyfikacyjnym do Urzędu Skarbowego, jak również informacją o wyborze formy opodatkowania dochodu. Ponadto, formularz CEIDG-1 traktowany jest jako zgłoszenie nowego płatnika w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.

Poprawnie wypełniony druk należy złożyć we właściwym urzędzie gminy lub elektronicznie, za pośrednictwem strony Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Wypełnianie wniosku krok po kroku

Firmowe konto bankowe i dodatkowe atrakcje

Posiadanie firmowego konta bankowego nie jest obowiązkowe. Wszystkie transakcje związane z prowadzeniem działalności:

  • kupno / sprzedaż,
  • odprowadzanie podatku,
  • czy opłaty składek ZUS,

równie dobrze możesz wykonać z prywatnego konta bankowego.

Z obowiązku korzystania z rachunku bankowego zwolnieni są mikroprzedsiębiorcy. Wszelkie opłaty mogą dokonywać gotówką, bezpośrednio w urzędowych kasach lub za pośrednictwem przekazu pocztowego. Wyjątek stanowią jedynie transakcje z inną firmę na kwotę wyższą niż 15.000 euro. W tym przypadku użycie konta bankowego jest obligatoryjne.

Pamiętaj!Mikroprzedsiębiorstwo musi spełniać poniższe warunki:

  • przynajmniej w jednym spośród dwóch ostatnich lat działalności, zatrudniało mniej niż
    10 osób;
  • roczny obrót netto mieści się w przedziale do 2 mln złotych;
  • suma aktywów w bilansie rocznym nie przeracza 2 mln złotych.

Mimo powyższych, warto jednak przemyśleć opcję otworzenia nowego rachunku firmowego. Dlaczego?

Konto firmowe przydatne bardziej niż Ci się wydaje

Po pierwsze – rozdzielność finansów prywatnych i firmowych sprzyja zachowaniu płynności finansowej przedsiębiorstwa. Pozwala w sposób łatwy i przejrzysty kontrolować wszystkie przychody i wydatki.

Jeśli już zdecydujesz się na otwarcie rachunku firmowego, zadbaj o to, by za jego pośrednictwem wykonywane były transakcje związane tylko i wyłącznie z działalnością przedsiębiorstwa.

W przypadku kontroli skarbowej, urzędnicy mają prawo do weryfikacji wyciągów z konta. Dzięki rozdzielności finansów prywatnych i firmowych unikniesz tłumaczenia się ze swoich osobistych wydatków. Dodatkowo, w przypadku gdybyś zalegał z obowiązkowymi opłatami, fiskus ma prawo zająć i zablokować Twoje konto. Jeśli będziesz posiadał konto firmowe, to właśnie ono jako pierwsze trafi w ręce Urzędu Skarbowego. Dzięki temu nie wszystkie Twoje pieniądze zostaną zamrożone jednocześnie – nim urząd dotrze do Twojego prywatnego konta, upłynie jeszcze trochę czasu.

Po drugie – wszelkie koszty założenia i prowadzenia konta firmowego z czystym sumieniem możesz wpisać w koszty prowadzenia działalności.

Po trzecie – konto firmowe otwiera przed Tobą nowe możliwości. W większości banków, oferty indywidualne i firmowe różnią się od siebie wachlarzem dostępnych instrumentów finansowych. Ponadto, posiadanie rzetelnie prowadzonego rachunku firmowego, buduje Twoją wiarygodność w oczach banku. Dzięki temu możesz liczyć np. na korzystniejszą ofertę kredytu.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze konta?

Przede wszystkim dokładnie zapoznaj się z cennikiem. Koszty założenia i utrzymania rachunku to jedno. Dodatkowe opłaty za wszelkie przelewy, wpłaty, wypłaty, karty bankowe – to już inna bajka. Nie wszystkie opłaty zamieszczane są na ulotce promującej konto, dlatego też wygospodaruj czas i na spokojnie przejrzyj regulamin i tabele opłat.

Ponadto, sprawdź dostępność banku – zarówno ilość tradycyjnych oddziałów, stronę internetową, aplikację mobilną, czat czy infolinie. Może zdarzyć się, że pilnie będziesz potrzebował skontaktować się z bankiem. Zastanów się czy placówka, której ofertę wybierasz, umożliwia Ci swobodną komunikację.

Warto także przeanalizować, jakie inne produkty finansowe oferuje bank, np. karty kredytowe, ubezpieczenia, czy wsparcie prawne i księgowe. Może uda Ci się upiec dwie pieczenie na jednym ogniu i oprócz rachunku firmowego, zadbać też o oszczędności?

W sieci dostępna jest ogromna liczba rankingów – porównywarek najlepszych kont firmowych. By zdecydować się na najbardziej odpowiedni  dla siebie rachunek, trzeba poświęcić sporo czasu. Jest to jednak inwestycja, która z pewnością zwróci się w postaci oszczędności i satysfakcji z dobrze ulokowanych funduszy.

Pamiętaj!

Już przy wypełnianiu wniosku CEIDG jesteś zobowiązany do podania numeru konta. Jako, że rachunek firmowy można założyć dopiero dla formalnie istniejącego przedsiębiorstwa, we wniosku musisz podać swój prywatny numer konta bankowego. Dopiero po rozpoczęciu działalności, kiedy założysz rachunek firmowy, dokonujesz aktualizacji danych.

Każdą zmianę numeru konta należy zgłosić w terminie 14 dni od jej dokonania, pod rygorem kary pieniężnej w wysokości 3.000 zł.

Niektóre z banków wychodzą naprzeciw oczekiwaniom klientów i dają możliwość otworzenia nowego rachunku bankowego jeszcze przed rozpoczęciem działalności. Jest ono jednak aktywowane dopiero po rozpoczęciu działalności.

Dodatkowe atrakcje – firmowa pieczątka

Kolejny przydatny, ale nieobowiązkowy gadżet.

Niejednokrotnie podczas dopełniania pisemnych formalności, spotkasz się z napisem: „podpis i pieczęć przedsiębiorcy”. Jeśli jej nie masz – spokojnie. Wystarczy, że wpiszesz w tym polu informację: „Nie posiadam pieczątki” i pokwitujesz ją własnym podpisem lub dołączysz do dokumentów osobne oświadczenie o podobnej treści. Jeśli jednak zdecydujesz się na pieczątkę – klik i po sprawie!

Inaczej sytuacja ma się w przypadku instytucji nienależących do administracji publicznej, chociażby wcześniej wspomnianych banków. Wtedy już posiadania pieczątki nie regulują przepisy prawa, a wewnętrzne regulaminy tych podmiotów.

Ponadto, posiadania pieczątki jest najzwyczajniej w świecie praktyczne. Zamiast każdorazowo uzupełniać (np. na umowach) te same dane, wystarczy tylko przybić pieczątkę.

Nie ma żadnych sztywnych wytycznych co do informacji, które powinny znaleźć się na pieczątce. Z reguły są to:

  • nazwa i adres przedsiębiorstwa,
  • numery NIP i REGON,
  • dane kontaktowe: telefon, faks, adres e-mail, strona internetowa
  • oraz opcjonalnie logotyp.

Odnośnie kształtu i koloru stempla – warto pamiętać, że nawet tak niepozorny gadżet jak pieczątka, może posłużyć Ci w celach marketingowych. Zadbaj więc o to, by kształt i kolorystyka stempla nawiązywały do profilu działalności Twojej firmy, zwłaszcza jeśli uda Ci się zamieścić na nim logo firmy. Przykładowo, jeśli prowadzisz doradztwo prawne, postaw na klasyczny prostokątny kształt i stonowane kolory: czerń, granat, bordo. Jeśli jednak jesteś właścicielem parku rozrywki, możesz pozwolić sobie na bardziej odważne kolory i kształty. W ten właśnie prosty sposób zaczniesz już pracować nad budowaniem świadomości Twojej marki wśród potencjalnych klientów.